Jūsų darbuotojai jau naudoja DI. Ar žinote, ką jie į jį įkelia?

Yra penktadienio popietė, ir personalo specialistė turi peržiūrėti 40 CV iki pirmadienio, todėl atsidaro savo asmeninę ChatGPT paskyrą, įkelia visus failus ir paprašo išrinkti 5 tinkamiausius kandidatus. Per 10 minučių ji turi sąrašą, o vadovas pirmadienį yra patenkintas greičiu. Niekas iš jų nepagalvoja, kad 40 žmonių vardai, telefonai, darbo istorijos ir kartais net sveikatos detalės ką tik atsidūrė paskyroje, su kurios tiekėju įmonė neturi jokios sutarties, o kandidatai apie tai net nenutuokia.

Tai nėra išgalvotas kraštutinumas. Tai kasdienybė daugelyje įmonių, ir dažniausiai ji vyksta ne iš piktos valios, o todėl, kad darbuotojai nori dirbti greičiau, o niekas jiems nepasakė, kur yra riba.

Draudimas neveikia, nes DI jau yra jūsų įmonėje

Microsoft ir LinkedIn 2024 m. Work Trend Index tyrime 78 % DI naudotojų teigė, kad darbe naudoja savo pačių atsineštus DI įrankius, o mažose ir vidutinėse įmonėse tokių buvo 80 %. Tyrimo autoriai tai pavadino „atsinešk savo DI“ reiškiniu, ir jis apima visas kartas, ne tik jaunimą.

Kai kurios organizacijos į tai reaguoja paprasčiausiai uždrausdamos DI. Tačiau draudimas be alternatyvos dažnai tik nustumia naudojimą į šešėlį: žmonės toliau naudoja DI savo telefonuose, tik nebesako apie tai vadovui. Taip įmonė praranda ir naudą, ir kontrolę. Daug veiksmingiau yra duoti darbuotojams saugų įrankį ir aiškias taisykles.

Ar galima įkelti kandidatų CV į ChatGPT?

Trumpas atsakymas yra toks: į asmeninę paskyrą negalima, o į verslo įrankį galima, jei įvykdytos kelios sąlygos.

Svarbiausias skirtumas yra paskyros tipas. OpenAI nurodo, kad ChatGPT Free, Plus ir Pro asmeninėse paskyrose duomenų naudojimas modeliams mokyti yra įjungtas pagal nutylėjimą, nors jį galima išjungti. ChatGPT Business ir Enterprise paskyrose verslo duomenys mokymui pagal nutylėjimą nenaudojami. Kitaip tariant, mokama asmeninė paskyra dar nereiškia, kad duomenys apsaugoti.

CV analizuoti su DI įmonė gali tada, kai naudoja patvirtintą verslo įrankį, su kurio tiekėju sudaryta duomenų tvarkymo sutartis, kai kandidatai apie DI naudojimą informuoti privatumo pranešime, kai galutinį sprendimą priima žmogus ir kai, sistemingai naudojant DI kandidatams vertinti, atliktas poveikio duomenų apsaugai vertinimas. Be to, nuo 2027 m. gruodžio 2 d. ES DI sistemos, kurios filtruoja CV ar reitinguoja kandidatus, bus priskirtos aukštos rizikos sistemoms su papildomais reikalavimais. Plačiau apie tai rašėme straipsnyje „Dirbtinis intelektas atrankose: kas leidžiama, kas uždrausta ir kur prasideda BDAR“.

Ką reikalauja teisės aktai jau dabar

Daug vadovų girdėjo, kad ES DI akto reikalavimai buvo atidėti, ir padarė išvadą, kad kol kas nieko daryti nereikia. Tai klaidinga išvada. 2026 m. liepą priimtas Reglamentas (ES) 2026/1744 atidėjo aukštos rizikos sistemų reikalavimus, tačiau DI raštingumo pareiga liko. Ji galioja nuo 2025 m. vasario 2 d.: DI naudojančios organizacijos turi imtis priemonių, kad jų darbuotojai suprastų, kaip saugiai naudoti DI. Liepos pakeitimai šią pareigą performulavo, bet nepanaikino, o nuo 2026 m. rugpjūčio 2 d. ją prižiūri nacionalinės institucijos. Taip pat nuo 2025 m. vasario darbe uždraustas emocijų atpažinimas, pavyzdžiui, įrankiai, kurie iš kandidato veido ar balso bando įvertinti jo nuoširdumą.

O BDAR galioja visada, nepriklausomai nuo DI akto terminų. Kiekvienas CV, įkeltas į DI įrankį, yra asmens duomenų tvarkymas, kuriam reikia teisinio pagrindo, sutarties su tiekėju ir kandidatų informavimo.

5 klausimai, į kuriuos turėtų atsakyti kiekvienas vadovas

1. Kokius DI įrankius ir kokias paskyras naudoja mūsų žmonės? Ne tai, ką įmonė nupirko, o tai, ką žmonės iš tikrųjų naudoja, įskaitant DI funkcijas el. pašte, CRM ir susitikimų užrašinėse.
2. Kokie duomenys į juos keliauja? Vieši tekstai, vidiniai dokumentai, klientų informacija ar asmens duomenys.
3. Ar turime sutartis su tiekėjais ir ar išjungtas duomenų naudojimas mokymui?
4. Kas priima sprendimus apie žmones? Ar DI tik padeda, ar faktiškai renkasi kandidatus vietoje žmogaus.
5. Ar žmonės apmokyti ir ar galime tai įrodyti? Mokymų registras yra paprasčiausias būdas parodyti, kad vykdote DI raštingumo pareigą.

Jei bent į 2 klausimus atsakote „nežinau“, jūsų įmonei verta pradėti nuo trumpo tyrimo, o ne nuo draudimo.

Paprasta taisyklė visiems: šviesoforas

Darbuotojai neskaito ilgų taisyklių, todėl tvarkos širdis turi būti tokia paprasta, kad ją būtų galima prisiminti. Mes siūlome šviesoforo principą. Žalia yra vieša informacija ir tekstai be asmens duomenų, kuriuos galima naudoti bet kuriame patvirtintame įrankyje. Geltona yra vidiniai dokumentai, klientų informacija ir, tik esant pagrindui, asmens duomenys, kuriuos galima naudoti tik verslo įrankyje su sutartimi. Raudona yra sveikatos duomenys, asmens kodai, banko duomenys, slaptažodžiai ir informacija, kurios sutartis su klientu neleidžia perduoti, ir šių duomenų į DI neįvedame niekada.

Kaip galime padėti

Paruošėme DI naudojimo tvarkos šabloną, kurį galite įsigyti už 149 € ir pritaikyti savo įmonei. Jame yra 15 skyrių, šviesoforo principas, atskiras skyrius apie DI personalo valdyme ir atrankose bei 5 priedai, įskaitant įrankių registrą ir darbuotojų susipažinimo lapą.

Jei norite žinoti, kaip yra iš tikrųjų, atliekame DI naudojimo auditą: anoniminę darbuotojų apklausą, programų ir sutarčių peržiūrą, rizikų žemėlapį, jūsų įmonei pritaikytą tvarką ir įvadinius DI raštingumo mokymus. Paskambinkite mums +370 656 15550 ir aptarsime, ko reikia jūsų įmonei.

Diana Soprana, Soprana Personnel International įkūrėja, personalo srityje dirbanti daugiau nei 20 metų, knygos „Remote is Human: Building Teams That Belong“ autorė. Straipsnis nėra teisinė konsultacija.

Šaltiniai: OpenAI, Data Controls FAQ; OpenAI, Business ir Enterprise duomenų politika; Microsoft ir LinkedIn Work Trend Index 2024; Reglamentas (ES) 2024/1689 (DI aktas).