Kasmet, po naujų metų įmonėse prasideda metinių pokalbių maratonas. Kai kurie vadovai į šią užduotį vis dar žiūri kaip į formalumą, prie kurio reikia pažymėti varnelę – atlikta. Vis dėlto, tinkamai vykdomi metiniai pokalbiai su darbuotojais gali atnešti neįtikėtiną naudą. Personalo atrankų įmonės “Soprana Personnel International” įkūrėja ir vadovė, personalo sprendimų ekspertė Diana Blažaitienė pataria, į ką atkreipti dėmesį, kaip pasiruošti ir ką aptarti, kad metiniai pokalbiai būtų efektyvūs ir atneštų pastebimus rezultatus.
Vis dar vyrauja nuomonė, kad metiniai pokalbiai – privalomas, tačiau nenaudingas formalumas. Taip ir yra, tuo atveju, kai vadovas į šiuos pokalbius žiūri tik kaip į kiekybiniais rodikliais matuojamą darbuotojo vertinimą. Svarbu suprasti, kad metinis pokalbis nėra egzaminavimas, o objektyvi diskusija, siekiant tobulinti tiek darbuotojo, tiek vadovo veiklą.
Pasiruošti pokalbiui turi abu pokalbio dalyviai. Gera ir prasminga praktika – tiek vadovo, tiek darbuotojo pildomi klausimynai. Norint įvertinti požiūrio taškus, abi pusės turėtų įvertinti, kurie projektai buvo sėkmingi ir kodėl, kurios užduotys atrodė malonios ir motyvuojančios, o kurios kėlė stresą, kuriose srityse galėtų tobulėti vadovas, darbuotojas ir pati įmonė. Toks klausimynas – pagalbinė priemonė, padedanti suprasti, kokia situacija yra dabar, pamąstyti, ką galima pakeisti ir galiausiai, aptarti tai pokalbio metu. Kad būtų paprasčiau, dovanojame jums mūsų parengtą klausimyną, kuriuo galite remtis, ruošdamiesi tiek metiniams, tiek pusmečio ar ketvirčio pokalbiams - ieškokite straipsnio pabaigoje.
Dažnai darbuotojai yra vertinami pagal kiekybinius rodiklius, tačiau skaičiai ne visuomet atspindi realią situaciją. Manau, jog būtina atsižvelgti, kuriose srityse darbuotojas patobulėjo, kuriose ne – galbūt šioje vietoje reikalinga papildoma pagalba? Jeigu kiekybiniai rodikliai sumažėjo, nebūtinai tai yra prastai atlikto darbo rezultatas – tai gali būti dėl situacijos rinkoje ar kitų įmonėje vykstančių procesų, pokyčių. Svarbiausia, mąstyti plačiau ir pokalbio metu kartu įvertinti visas aplinkybes.
Kad pokalbis būtų sklandus ir efektyvus, kiekviena pusė turėtų jaustis patogiai ir saugiai. Pokalbio pradžioje padiskutuokite nesusijusiais klausimais, pavyzdžiui, apie žiniasklaidoje pasirodžiusias naujienas, sportą ar savaitgalio planus – tai padės darbuotojui atsipalaiduoti ir suprasti, kad nesiruošiate jo egzaminuoti, kad esate vienoje komandoje.
Viena iš didžiausių vadovų daromų klaidų – orientavimasis tik į darbuotojo nesėkmes. Joks žmogus nesijaus gerai, nesugebės būti visiškai atviras ir nuoširdus, jei nuolat bus kritikuojamas ir priverstas matyti tik blogai atliekamus darbus. Palaikykite harmoniją – pagirkite, pasidžiaukite laimėjimais, nepavykusius projektus ne tik vertinkite, bet ir klauskite darbuotojo nuomonės, kodėl taip nutiko, ką galima padaryti, kad tai nepasikartotų, ir būtinai pokalbį užbaikite pergalėmis.
Neretai pasitaiko, kad pokalbio metu vadovas pats paklausia, pats ir atsako, o darbuotojas taip ir lieka neišklausytas. Norėdami efektyvių rezultatų, visų pirma, leiskite kalbėti darbuotojui. Ir darykite tai ne dėl to, kad pasirodytumėte mandagūs, tačiau iš tikrųjų įsiklausykite, jeigu kyla neaiškumų - klauskite, paprašykite patikslinti ar pasigilinti į rūpimus klausimus.
Darbuotojai dažnai metinį pokalbį laiko derybomis dėl atlyginimo kėlimo, o vadovai siekia įrodyti, kodėl atlygis kilti neturėtų. Taip, šis klausimas gali būti viena iš sudedamųjų pokalbio dalių, tačiau tai neturėtų tapti pagrindiniu tikslu. Būkite šiam klausimui atviri ir nebijokite diskutuoti. Jeigu manote, kad dar ne laikas kelti atlyginimą, atvirai kalbėkite apie tai su darbuotoju, suderinkite laiką kitam susitikimui, kuomet iš naujo aptarsite šį klausimą.
Žiūrėjimo į praeitį tikslas turėtų būti tiesiogiai susijęs su intencija pagerinti būsimą veiklą. Praėjusių metų pasiekimų ir trūkumų analizė skirta tam, kad galėtumėte atrasti abejoms pusėms priimtinus būdus, kaip tinkamai spręsti problemas, susidoroti su kylančiais nesklandumais, skatinti pasiekimus ir padėti tobulėti.
Kad ir kokį santykį turite su savo komanda, šiokią tokią įtampą pokalbio metu jaučia tiek vadovas, tiek darbuotojas. Tik eigoje šiek tiek atsipalaiduojama, todėl rekomenduočiau svarbiausius klausimus užduoti pokalbiui įsibėgėjus.
Vargu ar vienas pokalbis per metus atneš norimus rezultatus, todėl linkėčiau skirti laiko ir su darbuotojais kalbėtis dažniau. Kas ketvirtį ar bent pusmetį. Dažnesni pokalbiai leidžia greičiau pastebėti ir spręsti problemines vietas, stebėti darbuotojų nuotaikas ir tobulėjimą bei padėti jiems čia ir dabar.
Atminkite, kad pagrindinis metinių pokalbių tikslas – peržiūrėti praėjusių metų tikslus, kartu suformuoti juos ateinantiems metams bei motyvuoti darbuotojus. Jeigu būsite atviri, sugebėsite įsiklausyti ir išgirsti, bendrausite bendradarbiavimo principu – pokalbis bus efektyvus, o galiausiai jums beliks džiaugtis savo komandos pergalėmis.